¿Qué es la automatización de flujos de trabajo? 

Cuanto más consiga una organización que sus trabajadores del conocimiento puedan centrarse en trabajos novedosos, creativos y de alto valor, más beneficios podrá generar. Esta idea sencilla cristaliza la importancia de la automatización de los flujos de trabajo en la entrega de valor. 

La automatización de flujos de trabajo usa software para ejecutar tareas y procesos sin intervención humana. Aplicar la automatización de flujos de trabajo a casos de uso como jerarquías de aprobación, comprobaciones de cumplimiento o validación de datos mejora su eficacia. Aplicar la automatización de flujos de trabajo a tareas repetibles aumenta el rendimiento, reduce el error humano y garantiza la coherencia en las operaciones empresariales.

A medida que las tareas tediosas pero esenciales se automatizan, los departamentos pueden liberar a los profesionales para que se centren en iniciativas y funciones estratégicas de mayor valor. Esto es especialmente cierto en el ámbito de la ciberseguridad, que, como evoluciona muy rápido, obliga a las organizaciones a adaptarse continuamente a las nuevas técnicas que implementan los atacantes. 

Por supuesto, automatizar por automatizar no aporta valor. Una automatización eficaz requiere supervisión y estrategia humana para implementarla. En este artículo, exploraremos la automatización de flujos de trabajo: sus conceptos centrales, ventajas y desafíos de implementación, así como su papel fundamental en la mejora de las operaciones de ciberseguridad.

Conceptos fundamentales de la automatización de flujos de trabajo

Aunque las implementaciones específicas de la automatización de flujos de trabajo varían mucho entre sectores, organizaciones y equipos, hay varios conceptos fundamentales que se aplican en todos los ámbitos. Para empezar a profundizar en la automatización de flujos de trabajo, consideremos tres conceptos clave. 

Tareas frente a procesos

La automatización de flujos de trabajo puede categorizarse como la automatización de tareas o la automatización de procesos. En la siguiente tabla se resumen las diferencias entre ambas.

Desencadenantes y acciones

Los desencadenantes y las acciones son los bloques básicos de las automatizaciones de flujos de trabajo. Un desencadenante es un evento que inicia un flujo de trabajo automatizado (por ejemplo, un cliente realiza un pedido). Una acción es una tarea o proceso que se inicia cuando ocurre un desencadenante (por ejemplo, se envía automáticamente una confirmación por correo electrónico al cliente con un número de pedido). 

Herramientas y tecnologías

Hay una gran variedad de herramientas y tecnologías que facilitan la automatización de flujos de trabajo. Las plataformas de software como servicio (SaaS) basadas en la nube como Zapier simplifican los flujos de trabajo al conectar diferentes aplicaciones. Su escalabilidad y sus interfaces fáciles de usar, que a menudo emplean enfoques con poco o ningún código, permiten a los equipos sin experiencia técnica crear y optimizar procesos automatizados de forma eficiente.

Otras tecnologías están más orientadas a disciplinas o campos específicos. Esto incluye herramientas de automatización del desarrollo de software como Jenkins o herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA) basadas en SaaS como UiPath, que ofrecen funciones ampliadas mediante complementos o integraciones para satisfacer requisitos específicos de proyectos o negocios.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de flujos de trabajo?

La automatización de flujos de trabajo proporciona a los equipos de ciberseguridad y a la organización en general ventajas como:

• Mayor eficiencia: reduce el tiempo necesario para procesos complejos de horas a minutos, con una intervención humana mínima. Un ejemplo podría ser automatizar el procesamiento de facturas para acortar los flujos de aprobación en varios pasos de días a horas, lo que permite responder más rápido a las demandas empresariales.
• Consistencia y precisión: las reglas predefinidas permiten ejecutar las tareas siempre con la misma precisión. Esto podría ser especialmente pertinente en sectores como la sanidad, las finanzas y la fabricación, donde la precisión es fundamental. Además, automatizar procesos simplifica la auditoría al proporcionar registros claros y rastreables de los cambios y sus efectos.
• Escalabilidad: flexibilidad para gestionar el tráfico fluctuante al escalar automáticamente las cargas de trabajo que pueden gestionar el aumento del tráfico. Una vez normalizado el tráfico, la automatización puede escalar en las cargas de trabajo para garantizar la utilización óptima de los recursos y la eficiencia de costes.
• Mejora de la productividad de los empleados: los empleados pueden redirigir su atención hacia iniciativas estratégicas y creativas que impulsen la innovación y el crecimiento, lo que incrementa su productividad y satisfacción laboral.

¿Qué tipos de flujos de trabajo se pueden automatizar?

La mayoría de los ámbitos de trabajo pueden beneficiarse de la automatización de flujos de trabajo. A continuación se muestra una tabla en la que se incluyen solo algunas de las automatizaciones que pueden mejorar la eficiencia y la fiabilidad:

Desafíos comunes al implementar la automatización de flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo ofrece ventajas significativas, pero implementarla y mantenerla puede ser un reto. Las organizaciones deben determinar primero qué flujos de trabajo automatizar y comunicarse claramente para preparar a los empleados ante los próximos cambios y garantizar la seguridad y actualización al mismo tiempo.

Comprensión y definición del alcance

Al establecer un plan de automatización de flujos de trabajo, las organizaciones deben:

• Identificar tareas adecuadas para la automatización y evitar tareas complejas sin pasos claros o en las que se confíe demasiado en el razonamiento humano
• Comprender claramente los flujos de trabajo para identificar procesos donde la automatización puede aportar el mayor valor o el retorno de la inversión más alto 
• Identificar procesos repetitivos basados en reglas que puedan beneficiarse de la automatización sin que la calidad se vea afectada

Una automatización indebida puede ser peor que mantener un proceso manual. Por ejemplo, automatizar un flujo de trabajo de atención al cliente que requiere respuestas personalizadas podría resultar en una comunicación genérica que afectaría a la satisfacción del cliente.

Gestión del cambio

La introducción de la automatización afectará al funcionamiento de los equipos. Sin una planificación adecuada, podría haber resistencias a la hora de incrementar la automatización. Una comunicación clara, una formación eficaz y expectativas bien definidas son fundamentales para fomentar una cultura en la que se abrace la automatización como herramienta para facilitar un trabajo más estratégico y creativo.

Complejidad y coste

Considera los costes asociados a la automatización de flujos de trabajo. Entre ellos se pueden incluir costes iniciales como:

• Licencias de software
• Mejoras de la infraestructura
• Formación de los empleados

Además, los flujos de trabajo que implican pasos complejos, dependencias y lógica condicional suelen requerir desarrollo personalizado o una configuración significativa para adaptarse a las necesidades empresariales de la organización. 

Mantenimiento y actualizaciones

Los flujos de trabajo automatizados suelen depender de integraciones entre múltiples herramientas y plataformas, lo que requiere: 

• Mantenimiento y gestión de actualizaciones para cualquier sistema relacionado, algo que puede incluir cambios en la API, actualizaciones de software u obsolescencia 
• Auditorías frecuentes de los estándares de seguridad: por ejemplo, un proceso automatizado de monitorización de datos debe revisarse y actualizarse periódicamente para cumplir leyes de protección de datos como el RGPD o la CCPA

Las cuatro mejores prácticas estratégicas para implementar la automatización de flujos de trabajo en ciberseguridad 

Para implementar con éxito la automatización de flujos de trabajo, es importante seguir las mejores prácticas estratégicas con las que se garantiza una transición fluida y el máximo impacto. Las siguientes prácticas pueden ayudar a los equipos de ciberseguridad a avanzar en la automatización, ganar impulso y conseguir el apoyo de la organización para escalar aún más las iniciativas de automatización. 

1: Empieza poco a poco

Para empezar, aplica la automatización a procesos simples y bien definidos. Los equipos pueden familiarizarse por sí mismos con las herramientas, resolver los desafíos iniciales y descubrir las ventajas de la automatización antes de escalar a flujos de trabajo más complejos. 

#2: Involucra a las partes interesadas

La colaboración con los miembros del equipo y las partes interesadas en las primeras etapas garantiza la alineación, al tiempo que ofrece la oportunidad de abordar las preocupaciones y cubrir las lagunas de conocimiento entre los equipos. Incorporar la retroalimentación de diferentes equipos fomenta la creación de soluciones maduras que responden a las necesidades reales del negocio.

#3: Céntrate en el ROI

Prioriza las tareas que aportan más valor, como las de alta frecuencia y que consumen mucho tiempo o aquellas con altas tasas de error humano.  

#4: Monitoriza y optimiza

La automatización de flujos de trabajo no siempre es una solución que se establece y se olvida, sino que puede requerir atención continua. Entre los pasos de monitorización y optimización se pueden incluir los siguientes:

• Revisión continua para asegurar que las automatizaciones de los flujos de trabajo cumplan los estándares de rendimiento y seguridad
• Definición de métricas de éxito para evaluar la eficacia y pertinencia de la automatización a lo largo del tiempo
• Recopilación de logs y métricas de diferentes fuentes en tiempo real utilizando herramientas de administración de logs y observabilidad como CrowdStrike® Falcon LogScale™

Cómo aprovechar la automatización de flujos de trabajo en ciberseguridad

La automatización de flujos de trabajo ha surgido como un aspecto crítico de las operaciones de ciberseguridad. La automatización reduce el tiempo de respuesta al permitir que los equipos detecten y respondan a las amenazas en tiempo real, lo que minimiza la ventana de exposición a posibles ataques. Automatizar tareas rutinarias, como el análisis de logs o la clasificación inicial de amenazas, ayuda a eliminar errores manuales que pueden hacer que se pasen por alto algunas amenazas o generar falsos positivos.

Los equipos también deben abordar la posición de seguridad de las automatizaciones de flujos de trabajo que implementan. Por ejemplo, deben existir controles de seguridad sólidos, como el control de acceso basado en roles (RBAC) y auditorías frecuentes, para evitar vulnerabilidades en los flujos de trabajo automatizados.

Plataformas de orquestación, automatización y respuesta de seguridad (SOAR), como CrowdStrike Falcon® Fusion SOAR, aprovechan la automatización de flujos de trabajo para gestionar incidentes de seguridad. Esta orquestación garantiza respuestas más rápidas y consistentes a los incidentes, de manera que los riesgos se mitigan de forma eficaz. Con Falcon Fusion SOAR, las organizaciones pueden elevar su rendimiento con una solución escalable para los centros de operaciones de seguridad (SOC) modernos.

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